Uit de IT houdgreep!

Een paar jaar terug gebeurde er iets leuks wat ik graag met jullie deel. Voor mij was het één van de aanleidingen voor de start van 4Simplicity. Wellicht herken je jezelf of anderen hierin en heb je er iets aan voor de toekomst.

Ik zat te praten op een verjaardag met een bekende. Deze man was een succesvol ondernemer in kantoorartikelen. Ooit was hij als verkoopkanon begonnen vanuit zijn eigen schuur. Hij had wat goede en goedkope inkoopkanalen en is daarmee met groot succes de boer opgegaan. Het gesprek gaat altijd wel ergens over werk en begon in dit geval met een zucht van zijn kant dat IT hem wel een hoop geld kostte tegenwoordig terwijl hij eigenlijk niet goed snapte waarom dat allemaal nodig was.

Toen hij alleen was, was het makkelijk. Hij had een laptop met mail en bestanden op een externe schijf voor een volledige backup en een mobiele telefoon. Maar zijn succes had hem wat ingehaald en nu werd hij geconfronteerd met de nadelen van een bedrijf en personeel.

We waren inmiddels bijna 10 jaar verder en hij had een mooi kantoorpand met magazijn. Ook was hij niet meer alleen. Hij had op dat moment een telefoniste/receptioniste, 4 medewerkers binnendienst, 2 man in het magazijn en 3 vertegenwoordigers. Meegegaan met de tijd had hij ook een fraaie goed georganiseerde webshop waar bestaande relaties met regelmaat op eenvoudige wijze zelfstandig hun artikelen bestelden of telefonisch bij werden ondersteund vanuit de binnendienst.

Goed geregeld zul je nu zeggen, maar niets was minder waar;

• De kosten van het onderhoud van de webshop waren hoog doordat alle aanpassingen in het assortiment door een externe club werden gedaan. De eigen medewerkers wisten niet hoe dat werkte.
• Er stond een server op de zaak voor centrale mail en data. Deze server wordt beheerd door een IT-partner, die ook de backup verzorgde. Als er gebeld werd sprong er een mannetje in de auto om te helpen (reactief) met probleempjes. Meestal betrof dit het opzoeken van foutief geplaatste files of inhoudelijke ondersteuning van office-applicaties.
• Jaarlijks was hij veel geld kwijt aan licenties voor server, antivirus, verschillende softwarepakketten. Hij wist niet eens wat die programma’s allemaal wel of niet deden, want zelf had hij genoeg aan de mail en het offertesysteem.

We spraken af hier buiten de verjaardag eens over verder te praten om te zien of ik hem kon helpen de boel weer overzichtelijk te maken. Een bekende, een pure vriendendienst; Ik zat op dat moment in een goedbetaalde baan en vond dit gewoon leuk om te doen.

Ongeveer een week later ging ik bij hem thuis, ’s avond aan de borrel en stelde ik hem een aantal eenvoudige vragen. Met gepaste schaamte kwam af en toe als antwoord “geen idee”, waardoor bleek dat IT nou niet direct “zijn ding was”. Deze vragen stonden aan de wieg van wat nu de 4Simplicity MKB Quick Scan is.

Met wat eenvoudige uitleg kon ik hem een paar simpele handgrepen bieden die hij direct kon toepassen. De avond was verder gezellig en buiten het ongeveer 2 uur zakelijk van gedachten wisselen om hem te ondersteunen, ging het verder over onze vakanties, plannen, etc; bekenden onder elkaar.

Af en toe belde hij me nog met wat vragen.  Hij heeft mijn advies ter harte genomen en is er zelf mee aan de slag gegaan. Hierbij kon hij altijd op mij terugvallen als klankbord op de momenten dat het nodig was. 2 jaar later was zijn bedrijf verder gegroeid naar 15 man personeel, de jaarlijkse omzet verdubbeld ….. en de kosten voor zijn IT waren gehalveerd!

Wat was er dan gebeurd?  Hij snapte nu heel goed hoe de IT binnen zijn onderneming werkte en wist wat er gedaan moest worden en door wie om IT  optimaal te gebruiken. Ons gesprek was voor hem een grote inspiratiebron geweest en had de gevoelsmatige houdgreep van zijn IT volledig weggenomen.

Herkent u zich in het verhaal? Bent u benieuwd naar het inhoudelijke advies en nieuwsgierig of dit rendement ook in uw onderneming mogelijk is? Laten wij dan ook eens samen aan de koffie gaan.

Vooruitlopend kunt u alvast HIER de online MKB-QuickScan doen.