PINO is geen grote blauwe vogel.

PINO. Nee, ik bedoel hiermee niet die grote blauwe vogel uit Sesamstraat die iets met Ienimini deed.

Wat is PINO dan wel? Een afkorting voor een werkwijze die aansluit op mijn vorige blog over Prince2.

Een tijdje geleden was ik gedetacheerd als projectleider bij een grote overheidsinstantie. Ik zal nooit vergeten hoe het inleveren van mijn eerste projectplan ging. Ik had mijn opdracht netjes gespecificeerd in een businesscase, had wat mensen verzameld om het werk uit te gaan voeren en tijd geclaimd, doorlooptijden en budget bepaald en gemotiveerd, diverse controlemomenten en mijlpalen vastgelegd en de rapportage en contactmomenten met alle belanghebbenden in een communicatieschema gegoten. Vrije interpretatie was nergens mogelijk dus iedereen kon het begrijpen…..en dat bleek uiteindelijk precies het probleem.

Heel raar…..

Daar ging ik dan met mijn 6 A4-tjes naar de opdrachtgever die tot mijn stomme verbazing het plan al afkeurde nog voordat de eerste letter werd gelezen; het was te kort. Hierop verweerde ik mij door te zeggen dat een helder plan helemaal niet lijvig hoeft te zijn en het plan werd ter plekke inhoudelijk bekeken en wederom afgekeurd.

De reden van afkeur was goed om mijn verbazing nog groter te laten worden: Het plan liet geen ruimte tot giswerk en zelfs de moeder en dochter van mijn opdrachtgever konden dit volgen. Omdat iedereen het kon begrijpen kon het nooit een goed plan zijn. Ik moest het maar opnieuw doen en kreeg twee weken voor een nieuw plan.

Als eerste ben ik eens gaan klankborden met een collega projectleider, die zich kostelijk amuseerde om hetgeen mij zojuist was overkomen. Hij vertelde me dat Prince2 “een heel complexe methodiek” was en dat de bijbehorende perceptie ervoor zorgde eigenlijk niemand moest snappen waar ik nou mee bezig was….dan was het goed. Als iedereen het kon snappen, waarom zou je dan serieus genomen moeten worden?

Met een grote grijns vertelde hij me dat er meestal niet met Prince2 gewerkt werd, maar volgens “PINO”. Prince2 In Name Only. Pas als mijn plan lijvig was en ik er zelf bijna de draad in kwijt raakte en niemand anders het meer kon volgen, zou het goedgekeurd gaan worden. Zoiets complex moest namelijk wel een goed plan zijn.

En warempel; het klopte. Ik heb het plan opgerekt naar ongeveer 40 pagina’s, wat plaatjes toegevoegd, heel veel jargon gebruikt en bijna alle concrete resultaten in wollige termen omschreven. Ook heb ik diverse passages uit het ruim 400 pagina’s tellende Prince2 boek gekopieerd naar het plan en uit aansluitende methoden ook een aantal passages gewijd. De ruimte voor vrije interpretatie was groot en bijna alles was meervoudig uit te leggen.

Terug bij mijn opdrachtgever met het nieuwe plan kreeg ik het ene compliment na het andere omdat “er goed te zien was dat ik er diep over had nagedacht”. Eigenlijk wilde hij dus niet toegeven dat niemand er meer iets van kon begrijpen…wat een goed plan!

Maar waar gaat het bij Prince2 nu eigenlijk echt om?

Het idee van Prince2 is dat je een project indeelt in fases, die allemaal op zichzelf staan. Hierdoor krijg je namelijk behapbare brokken waarmee je het doel gaat bereiken.

De eerste fase is de aanloopfase.
In die fase geeft de opdrachtgever de projectmanager een mandaat om een project uit te voeren. De projectmanager maakt een zogenaamde 'Project brief' met daarin een beschrijving van de opdracht en de business case - onder welke voorwaarden het project straks is geslaagd. (Er is geld verdiend, er is een probleem opgelost, iets vervangen, vernieuwd, verzin het maar).

Is iedereen het daar over eens, dan begint het project met de initiatie-fase.
De Projectmanager schrijft dan een PID, een Project Initiatie Document.

Daarin wordt tot in detail beschrijven welke stappen er worden gezet in het project, wie doet wat en aan welke kwaliteitseisen moet e.e.a. voldoen, etc. (hetzelfde als in mijn originele 6 A4-tjes dus)

En dan gaat het beginnen, de fases “Controling a Stage” en ”Managing Stage Boundaries”.
Je hebt je project in stukken verdeeld en in deze fase hou je de grenzen van die stukken in de gaten. Alles nog op tijd? Budget OK? Kwaliteit OK? Als er ook maar iets misgaat, stel je de stuurgroep van je opdrachtgever op de hoogte. Deze fases komen dus meerdere keren achter elkaar voor.

Elk stuk sluit je af met een evaluatie. Loopt het project uit de hand of niet en moet je ergens bij gaan sturen in het vervolg (geld op, te weinig mensen, kwaliteit, etc) Je rapporteert aan de stuurgroep en krijgt toestemming om uit te zoeken hoe je problemen moet oplossen of kan omzeilen. Of de stuurgroep trekt de stekker eruit, kan ook...

Laatste fase is project afsluiten.
Spreekt redelijk voor zich. Zorg ervoor dat je traject en resultaten voor het nageslacht te raadplegen zijn in de toekomst zodat men van de fouten kan leren.

Een onderdeel van het PID is een inventarisatie van risico's. Gewoon een variant op een SWOT-analyse, niets spannends. Je benoemt alle risico’s en houdt het bij in een logboek. In de contactmomenten biedt je dit logboek structureel aan bij de stuurgroep.

In grote projecten kun je bovendien een contact logboek bijhouden en je legt vast hoe en wanneer je met je opdrachtgever communiceert: elke week een update, elke maand, elke dag, aan het einde van een fase?

Het klinkt misschien erg formeel en bewerkelijk, maar het valt best mee: een hoop gebeurt overal eigenlijk al via de email; Je hoeft het eigenlijk alleen nog maar centraal voor alle belanghebbenden te verzamelen en opvraagbaar te maken op de projectdocumentatie op orde te brengen.

 

De kern van Prince2 is uiteindelijk heel simpel: de afspraken vooral helder op papier, bevoegd- en verantwoordelijkheden vastleggen, werkafspraken vastleggen, controles inbouwen. Project in opvolgende stukjes (fases) knippen en stap voor stap werken. Na iedere fase verslag doen, uitzonderingen direct escaleren en logboeken bijhouden van risicos en contactmomenten.

En zeker niet onbelangrijk is om uitgebreid te blijven communiceren met opdrachtgever en meewerkers in het project om te zorgen dat iedereen dezelfde verwachting heeft en op de hoogte blijft van het project.

Geïnteresserd om samen eens verder te praten over hoe projecten in uw organisatie georganiseerd worden en te bepalen of het beter en efficiËnter kan? Neem dan contact op en dan gaan we volledig vrijblijvend samen met u bekijken of dit mogelijk is.