Het Nieuwe Spammen

Voor velen herkenbaar: Spam. Heel veel mails in je box waar je niet op zit te wachten. Het gebeurt ook regelmatig dat in het enthousiasme tijdens het verwijderen van al deze ellende ook de “goede” berichtjes sneuvelen; Door de bomen zie je soms gewoon het bos niet meer.

Naast de berichtjes over Viagra en aanverwanten, online casino’s, gewonnen loterijen, goedkope vakantietroep en alle goedbedoelde ellende waar ik mijn gegevens heb achtergelaten, valt me de laatste tijd op dat een aloude vorm van ongewenste email weer aardig “populair” is op het moment.

Aangezien alles tegenwoordig “nieuw”  is, wil ik dit “het nieuwe spammen” noemen.

Laatst was het weer zover. Anderhalve dag geen mail gechecked en “nietsvermoedend” opende ik mijn Outlook. Het resultaat was bijna 300 mails en ik begon weer enthousiast met verwijderen. Het viel me op dat meer dan de helft van de mail van bekenden was, maar niet aan mij gericht. Ook stond er voor mij geen relevante informatie in, dus wat moest ik er in hemelsnaam mee?

Klinkt het al bekend?

Wat was er dan aan de hand? Ik zal het duidelijk maken aan de hand van een voorbeeldje.

Aangezien ik dit jaar oa. 5 jaar getrouwd ben, besloten mijn vrouw en ik wat bekenden uit te nodigen voor een gezellige BBQ. We maakten een uitnodiging en stuurden deze naar ongeveer 80 bekenden. Omdat onze vrienden en kennissen geen vreemden van elkaar zijn hebben we de uitnodiging per mail verstuurd en iedereen in het vak voor de geadresseerden geplaatst.

En daarmee begon de mailoorlog……

Op de uitnodiging reageerde iedereen aardig enthousiast, sommigen meldden zich af, soms zelfs met een heel verhaal,…… en iedereen deed dat door op “Reply to all” te drukken waardoor ook echt iedereen van de originele adressering deze mails ontving, terwijl de antwoorden natuurlijk allemaal aan ons gericht waren.

Omdat er ook altijd mensen in je kennissenkring zijn die elkaar niet zo liggen, kwamen daar de irritatiemailtjes  en andere non-informatieve mails vanzelf bij. “wat heb ik eraan om te weten dat Beppie haar schoonmoeder in het ziekenhuis ligt?” of “Gefeliciteerd met jullie zwangerschap”… “alvast fijne vakantie, wij zijn daar ook wel eens geweest…….”

En alles via “Reply to all” waardoor de mailbox van alle 80 initieel geadresseerden helemaal volliep.

Achteraf gezien hadden we deze mailoorlog eenvoudig kunnen voorkomen door alle geadresseerden in het BCC-veld te plaatsen. En met het antwoorden hadden mensen  ook gewoon op “Reply” kunnen drukken i.p.v. “Reply to all”.

Dit was een privé dingetje en daardoor eigenlijk alleen maar vervelend. Op zakelijk niveau gebeurt dit ook veel en dat levert een hoop frustratie op bij veel mensen. Op zich is het vrij simpel om dit te voorkomen en binnen veel bedrijven geldt ook een email-policy om het geheel te reguleren en handelbaar te houden.

Op zich is dit allemaal niet nodig als je rekening houdt met de volgende simpele spelregels zodra je een mail de deur uit doet:

• Bedenk goed of in je adressering iedereen een gelijkwaardig belang heeft bij de informatie en pas je manier van adresseren daarop aan.
• Vak “aan” is voor direct belanghebbenden. Deze personen hebben een actieve rol in de informatiestroom die je opstart via je mail
• Vak “cc” is voor indirect belanghebbenden. Mensen in dit vak hoeven niet direct te antwoorden en krijgen de mail eigenlijk enkel ter informatie.
• Vak “bcc” is handig om te gebruiken als je niet wilt dat mailadressen bij anderen in de mailstroom bekend zijn. Mailingen worden heel vaak op deze manier verstuurd om te voorkomen dat mailoorlogen als hierboven kunnen ontstaan.

Bij het beantwoorden van mail is het zaak om ook inderdaad de “beantwoord/reply” optie te gebruiken. De optie “allen beantwoorden/reply to all” stuurt je antwoord naar alle zichtbare geadresseerden. Wees daar dus voorzichtig mee!